Het aantal Excel-gebruikers wereldwijd wordt geschat op 400 miljoen. Zo lang dit voor privégebruik is of voor een persoonlijk overzicht van kleine bedrijfsgegevens, is daar niets mis mee. Excel is immers een  uitstekende tool voor  het opmaken van eenvoudige plannen en  scenario’s.

Maar niet voor complexe bedrijfskritische toepassingen zoals voorraadbeheer, waarbij gegevens moeten gedeeld worden zodat de supply chain schakels vlot op elkaar kunnen afgestemd worden.

Toch schat men dat 50 à 80 % van alle bedrijven nog steeds gebruik maken van deze op-zichzelf-staande spreadsheets om de zakelijke doelstellingen van hun bedrijf te ondersteunen.

Nochtans worden logistieke processen steeds complexer en vormt het warehouse steedsmeer onderdeel van een groter, geïntegreerd geheel. Voldoet een spreadsheet dan nog wel?

Meer nog: gebruiken warehousemanagers wel het juiste middel?

Vier argumenten om hierop ‘neen’ te antwoorden.

1. Manuele input en output

Werken met spreadsheets betekent dat iemand ze moet invullen. Een manuele input die geldkost. Bovendien: hoe meer een bedrijf groeit, hoe meer personeel hiervoor moet ingezet worden.

En ten derde: het is een repetitieve arbeid.

Aan de outputzijde moet je de spreadsheet regelmatig forwarden naar iedereen die de informatie nodig heeft. Alweer een manuele handeling. En als dit niet vlug genoeg gebeurt, komt er  telefoon van de klant die vraagt of zijn order in behandeling is. Waarop een medewerker de spreadsheet moet raadplegen.

WMS-systemen beschikken over automatische inputsystemen (bv. via scanning of RFID) en kunnen via een webportaal de klanten de toegang geven tot bepaalde informatie. ‘Mankracht’ wordt dan overbodig. Het personeel kan ingezet worden voor zaken die er echt toe doen in plaats van deze repetitieve handelingen.

2. Fouten bij input

Alles van de goede werking van een spreadsheet hangt af van de betrouwbaarheid  van de input. Gebeurt deze manueel, dan zijn menselijke fouten onvermijdelijk. Foutieve namen of adressen, een veld vergeten invullen, verkeerd of niet  aanpassen van de voorraadgegevens … Spreadsheets hebben hiervoor geen ingebouwde alarminstallatie.

Wist u trouwens dat er op de Olympische Spelen 2012 in Londen vier wedstrijden synchroonzwemmen overboekt waren onwille van een menselijke fout? Iemand had in de spreadsheet verkeerdelijk 20.000 beschikbare plaatsen  ingetikt in plaats van 10.000. Het heeft veel tijd en personeelsinzet gevergd om het te veel aan toeschouwers die een ticket geboekt hadden, te contacteren en hen een alternatief voor te stellen …

WMS-systemen beschikken over businesslogica en workflowsystemen die deze fouten vermijden. Velden moeten verplicht ingevuld worden, serienummers worden  automatisch gecontroleerd, de voorraad wordt automatisch bijgewerkt na elke handeling enzovoort.

3. Geen realtime overzicht

Excel-lijsten invullen is niet de meest interessante bezigheid en die taak wordt dan ook soms uitgesteld, waardoor gegevens niet altijd up-to-date zijn. Gevolg: er worden beslissingen genomen die gebaseerd zijn op niet-accurate informatie. Niet enkel de warehousemanager is hiervan het slachtoffer, maar ook de klanten naar wie hij deze ‘verouderde’ informatie heeft geforward.

WMS-systemen updaten zichzelf automatisch en klanten krijgen steeds de meest actuele informatie te zien. Ofwel krijgen ze deze op vooraf afgesproken tijdstippen automatisch in hun mailbox, ofwel  kunnen ze deze via een webportaal raadplegen. Of een combinatie van beide.

4. Integratie staat niet in het spreadsheet-woordenboek.

Spreadsheets zijn niet ontworpen om te delen met andere diensten of applicaties. Wil men de informatie delen, dan moet dit via copy/paste. De menselijke fouten die dan optreden, zijn immens:  onvoldoende rijen kopiëren, per vergissing cellen deleten of formules en links verbreken …

WMS-oplossingen kunnen geïntegreerd worden met een ERP-systeem  van de klant zodat bijkomende interventies overbodig worden bij het plaatsen van een order. Dat is al één groot verschil.

Maar waarin een spreadsheet zeker tekortschiet, is de integratie met specifieke WMS-hardware zoals scanners. De magazijnbediende scant het betreffende item en het WMS-systeem weet dit onmiddellijk en voert deze wijziging in realtime door.

Tegen deze integratie kan geen spreadsheet tegenop.

The post Warehousemanagement met spreadsheets? appeared first on Intris.

Met diverse types terminals (handterminal, heftruckterminal …) kunnen gegevens automatisch worden geregistreerd en via RF on line en in real time bijgewerkt worden in de database.

Gegevens van de inbound- en put away-scanning worden automatisch in het inslagorder geplaatst, picking- en outboundscanning komt in het uitslagorder en replace- en refillmentscanning worden mutatieorders.

Maar het beste moet nog komen: de webbased applicatie die Intris voor de scanning heeft ontwikkeld, zorgt ervoor dat om het even welke device (handheld scanner, tablet, smartphone) kan scannen, dat de toestellen niet moeten geprogrammeerd worden en de gebruiker steeds over de nieuwste versie beschikt.

Het scanningsprogramma kan de verschillende soorten barcodes (inclusief QR-codes) interpreteren en zelf labels genereren met klantenspecifieke barcodes.

Per project staat gedefinieerd welke handelingen (controleren, groeperen, deelverpakking enz) van toepassing zijn.

Hoe werkt het?

De gebruiker logt in en geeft aan wat hij wil doen: inbound, outbound, verplaatsing, inventaris …

Gaat het om inbound-lading, dan scant hij de barcode van het order en krijgt op het scherm te zien dat het bijvoorbeeld gaat om vijf containers die moeten gelost worden.

Door een eerste container te selecteren, krijgt hij een overzicht van de palletten die in de container moeten gelost worden, de samenstelling van de palletten en de locatiebepaling van de goederen die moeten gepalletiseerd worden. De gescande goederen worden telkens vergeleken met het order tot de hele opdracht is afgewerkt.

Gaat het om outbound-lading, dan krijgt de gebruiker een overzicht van de te laden palletten. Een teller houdt bij hoever het ladingproces staat.

Tijdens het scannen van het laadorder, kan het systeem de gebruiker toelaten om andere palletten te scannen dan degene die gereserveerd waren voor het laden zolang aan bepaalde eigenschappen van de te laden palletten wordt voldaan.

Dit om overbodige shift acties te vermijden.

Gaat het om een replacement (verplaatsen van palletten om magazijngebruik te optimaliseren) dan scant de magazijnier de pallet op zijn oude en zijn nieuwe plaats, zodat deze laatste correct in de database wordt opgenomen.

Gaat het om een inventarisatie, dan scant de gebruiker de pallet en de locatie; het systeem controleert dit met de database en past automatisch aan.

Bijkomende opties

Het scanningsprogramma laat ook toe om eventuele schade te registreren.

Ook controleert het systeem of een mogelijke afwijking van de gebruiker toegelaten is (bijvoorbeeld: als er vijf goederen moeten gepickt worden van een pallet met allemaal identiek dezelfde goederen, dan maakt het niet uit welke goederen worden gepickt).

Het scanningprogramma beschikt eveneens over een optie ‘artikelinfo’ waarbij de gebruiker alle gedetailleerde informatie over een bepaald pallet krijgt: containernummers, productomschrijving, afkomst, bestemming …

Alle scanning wordt gelogd zodat men achteraf altijd kan terugvinden wie wat gescand heeft en hierover een rapport kan genereren.

The post Scannen in een handomdraai appeared first on Intris.