Vier redenen waarom dit geen goed idee meer is
Het aantal Excel-gebruikers wereldwijd wordt geschat op 400 miljoen. Zo lang dit voor privégebruik is of voor een persoonlijk overzicht van kleine bedrijfsgegevens, is daar niets mis mee. Excel is immers een uitstekende tool voor het opmaken van eenvoudige plannen en scenario’s.
Maar niet voor complexe bedrijfskritische toepassingen zoals voorraadbeheer, waarbij gegevens moeten gedeeld worden zodat de supply chain schakels vlot op elkaar kunnen afgestemd worden.
Toch schat men dat 50 à 80 % van alle bedrijven nog steeds gebruik maken van deze op-zichzelf-staande spreadsheets om de zakelijke doelstellingen van hun bedrijf te ondersteunen.
Nochtans worden logistieke processen steeds complexer en vormt het warehouse steedsmeer onderdeel van een groter, geïntegreerd geheel. Voldoet een spreadsheet dan nog wel?
Meer nog: gebruiken warehousemanagers wel het juiste middel?
Vier argumenten om hierop ‘neen’ te antwoorden.
1. Manuele input en output
Werken met spreadsheets betekent dat iemand ze moet invullen. Een manuele input die geldkost. Bovendien: hoe meer een bedrijf groeit, hoe meer personeel hiervoor moet ingezet worden.
En ten derde: het is een repetitieve arbeid.
Aan de outputzijde moet je de spreadsheet regelmatig forwarden naar iedereen die de informatie nodig heeft. Alweer een manuele handeling. En als dit niet vlug genoeg gebeurt, komt er telefoon van de klant die vraagt of zijn order in behandeling is. Waarop een medewerker de spreadsheet moet raadplegen.
WMS-systemen beschikken over automatische inputsystemen (bv. via scanning of RFID) en kunnen via een webportaal de klanten de toegang geven tot bepaalde informatie. ‘Mankracht’ wordt dan overbodig. Het personeel kan ingezet worden voor zaken die er echt toe doen in plaats van deze repetitieve handelingen.
2. Fouten bij input
Alles van de goede werking van een spreadsheet hangt af van de betrouwbaarheid van de input. Gebeurt deze manueel, dan zijn menselijke fouten onvermijdelijk. Foutieve namen of adressen, een veld vergeten invullen, verkeerd of niet aanpassen van de voorraadgegevens … Spreadsheets hebben hiervoor geen ingebouwde alarminstallatie.
Wist u trouwens dat er op de Olympische Spelen 2012 in Londen vier wedstrijden synchroonzwemmen overboekt waren onwille van een menselijke fout? Iemand had in de spreadsheet verkeerdelijk 20.000 beschikbare plaatsen ingetikt in plaats van 10.000. Het heeft veel tijd en personeelsinzet gevergd om het te veel aan toeschouwers die een ticket geboekt hadden, te contacteren en hen een alternatief voor te stellen …
WMS-systemen beschikken over businesslogica en workflowsystemen die deze fouten vermijden. Velden moeten verplicht ingevuld worden, serienummers worden automatisch gecontroleerd, de voorraad wordt automatisch bijgewerkt na elke handeling enzovoort.
3. Geen realtime overzicht
Excel-lijsten invullen is niet de meest interessante bezigheid en die taak wordt dan ook soms uitgesteld, waardoor gegevens niet altijd up-to-date zijn. Gevolg: er worden beslissingen genomen die gebaseerd zijn op niet-accurate informatie. Niet enkel de warehousemanager is hiervan het slachtoffer, maar ook de klanten naar wie hij deze ‘verouderde’ informatie heeft geforward.
WMS-systemen updaten zichzelf automatisch en klanten krijgen steeds de meest actuele informatie te zien. Ofwel krijgen ze deze op vooraf afgesproken tijdstippen automatisch in hun mailbox, ofwel kunnen ze deze via een webportaal raadplegen. Of een combinatie van beide.
4. Integratie staat niet in het spreadsheet-woordenboek.
Spreadsheets zijn niet ontworpen om te delen met andere diensten of applicaties. Wil men de informatie delen, dan moet dit via copy/paste. De menselijke fouten die dan optreden, zijn immens: onvoldoende rijen kopiëren, per vergissing cellen deleten of formules en links verbreken …
WMS-oplossingen kunnen geïntegreerd worden met een ERP-systeem van de klant zodat bijkomende interventies overbodig worden bij het plaatsen van een order. Dat is al één groot verschil.
Maar waarin een spreadsheet zeker tekortschiet, is de integratie met specifieke WMS-hardware zoals scanners. De magazijnbediende scant het betreffende item en het WMS-systeem weet dit onmiddellijk en voert deze wijziging in realtime door.
Tegen deze integratie kan geen spreadsheet tegenop.
